4 étapes pour aider vos collègues à s'adapter à l'adoption d'un nouvel outil.

4 étapes pour aider vos collègues à s'adapter à l'adoption d'un nouvel outil.



Les défis d’adoption d’un nouvel outil sont nombreux : le besoin d’apprendre, le manque de temps, l’incertitude, le manque de compréhension. Cela peut être frustrant pour le manager qui veut que l’outil soit adopté, et cela peut être frustrant pour le collaborateur qui veut apprendre. Dans cet article , je vous partage mes quatre étapes pour aider les collaborateurs à s’adapter à l’adoption d’un nouvel outil. Les étapes sont les suivantes :

Établir un plan pour l'adoption ;

Faire la promotion de l'outil ;

Former le collaborateur ;

Assurer que l'outil soit utilisé.

Établir un plan pour l'adoption

L'étape la plus importante est de prévoir quand et comment les nouveaux outils seront mis en place. Il est important de prévoir le temps nécessaire à l'adoption, ainsi que quel type d'outils et de ressources seront requis. Dans la vidéo ci-dessus, vous pourrez voir comment je planifie l'adoption d'un nouvel outil de gestion de projets.

1.Faire la promotion de l'outil


Il faut promouvoir l'outil afin que les collaborateurs sachent qu'il est disponible et à quoi il sert. Cela peut être fait de deux façons :

En envoyant un courriel ou un message d'outils intégrés à tous les collaborateurs ;

2.Former le collaborateur sur l'outil.


Je vous recommande de faire une formation de base sur l'outil afin que les collaborateurs puissent l’utiliser sans assistance.

Tout le monde ne prendra pas la peine d’apprendre à utiliser tous les outils disponibles. Par conséquent, il est important que des personnes soient formées pour donner des cours de base sur les différents outils.

Il faut aussi faire la promotion de l'outil en mentionnant son nom dans les communiqués et les communications. Toutefois, je vous conseille d’utiliser l’outil que vous voulez promouvoir pour votre propre travail et non pas pour celui de quelqu’un d’autre.

1. Présentez l’outil


Lorsqu’on a prévu un plan pour l'adoption, il est important de promouvoir l’outil en s’assurant que les collaborateurs sachent à quoi ils devront s’attendre. Cela peut se faire de différentes façons :

Présentez l’outil en personne sur les réunions.


Même si vous avez déjà présenté l’outil, il est nécessaire de le faire régulièrement. Cela vous permettra d’ajuster votre plan d’adoption en fonction des changements. Si vous n'avez pas encore commencé à utiliser l'outil, c’est le moment idéal pour le faire, et vous pourrez ensuite présenter l’outil à la prochaine réunion.

Écrivez sur la page de l’outil dans l’annuaire électronique.


Il est recommandé d’utiliser un annuaire électronique pour présenter les outils aux utilisateurs. Cela aidera à enregistrer l’utilisation et les progrès des utilisateurs.

Communiquez sur l’outil.


Votre plan d’adoption doit inclure une section qui présente l’outil aux utilisateurs et leur demande de réfléchir à l’utilisation potentielle de l’outil. Cela les aidera à commencer à se familiariser avec l’outil.

Vous pouvez diffuser un communiqué dans le système d’information pour annoncer l’arrivée d’un nouvel outil. Cela permettra aux utilisateurs d'être au courant et de demander des informations concernant cet outil.

Il est important de mettre à jour votre plan d'adoption dès que vous utilisez un nouvel outil. Vous pouvez ajouter ce nouvel outil à la liste de votre plan d’adoption et le présenter aux utilisateurs.

2. Donnez des exemples de bonnes pratiques



Lorsque vous écrivez votre plan d’adoption, vous devriez mentionner les bonnes pratiques et les inciter à les suivre. Vous pouvez par exemple utiliser le modèle de plan d’adoption fourni avec ce livre pour créer une section sur les bonnes pratiques.

Pour renforcer votre message, vous pouvez ajouter des commentaires sur l’outil à la liste de diffusion. Ainsi, lorsque quelqu'un lira le message de la liste de diffusion, il aura l’impression que d’autres personnes ont déjà adopté l’outil.

Vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux pour diffuser les bonnes pratiques. Les communiqués sur Facebook, Twitter et LinkedIn sont particulièrement efficaces.

3. Inspirez-les


Pour que votre plan d’adoption fonctionne, vous devez inspirer les utilisateurs. Par exemple :

Si votre outil est un réseau social, mettez à jour régulièrement votre profil avec des commentaires et des informations pertinentes sur ce réseau social.

Si votre outil est une application, faites des commentaires sur l’utilisation de cette application et posez des questions aux utilisateurs pour les motiver à adopter l’application.

Définissez les objectifs de l’outil et présentez avantages et avantages aux utilisateurs.

Informez les utilisateurs de toutes les fonctionnalités et des nouvelles fonctionnalités en particulier.

Informez les utilisateurs des modifications apportées aux fonctionnalités existantes. Cela permettra à l’utilisateur d’être au courant des changements et d’être motivé à adopter la nouvelle version.

4. Motivez-les



Pour que votre plan d’adoption fonctionne, vous devez motiver vos utilisateurs. Par exemple :

Partagez des informations sur le produit avec les utilisateurs tels que des « tutoriels » et des conseils sur la façon d’utiliser votre outil. Vous pouvez également partager l’historique des changements.

Informez les utilisateurs de l’avancement de votre projet en tant que communauté. Par exemple, les commentaires sur le projet, les suggestions et les remarques .

Soyez toujours présent, répondez aux commentaires et aux questions des utilisateurs. Cela leur permettra de se sentir impliqués dans le projet.

Envoyez des mails aux utilisateurs pour les informer des nouvelles mises à jour et des nouvelles fonctionnalités.

Évaluez vos besoins

Vous devez évaluer vos besoins en termes de temps, de ressources et de personnel pour la gestion de votre projet d’adoption. Établissez un plan d’adoption et anticipez les difficultés qui pourraient surgir. Par exemple :

Vous devez évaluer vos besoins en termes de temps, de ressources et de personnel pour la gestion de votre projet d’adoption. Établissez un plan d’adoption et anticipez les difficultés qui pourraient surgir. Par exemple : le temps nécessaire pour la mise à jour des versions antérieures ;

La routine des utilisateurs : comment vos utilisateurs se sont-ils adaptés aux changements précédents ? Pensez à intégrer les changements dans leurs habitudes de travail. La gestion des problèmes : pensez à anticiper les problèmes et à avoir des outils pour les résoudre.

Par exemple, si vous avez déjà dû répondre à une demande pour l’installation d’un nouveau logiciel, vous savez peut-être où et comment se trouve le logiciel. Les personnes concernées : vous devez évaluer le temps et les ressources nécessaires pour vous faire comprendre des utilisateurs.

La gestion d'urgence : vous devez anticiper les problèmes liés à l’adoption d’une nouvelle version et, s’il y a lieu, mettre en place des mesures pour les résoudre.

Vous devez évaluer vos besoins en termes de temps, de ressources et de personnel pour la gestion de votre projet d’adoption. Les éléments suivants peuvent aider à calculer vos besoins :

La taille de votre organisation ;
Les différents types d'applications et de logiciels qui doivent être mis à niveau ;
Le nombre de versions ;
Le nombre de personnes impliquées ;
L’environnement technologique actuel et futur (le type, le modèle et l’âge des ordinateurs, le matériel) ;
La durée prévue pour les migrations ;

Les coûts prévus pour l'achat de licences et l'équipement nécessaire, les logiciels à mettre à niveau, le personnel, etc.

Une fois que vous avez identifié les besoins de votre organisation, vous pouvez les hiérarchiser et les prioriser en fonction de la stratégie de votre entreprise. Vous devez également déterminer comment vous allez gérer ces besoins à court et à long terme.

Les priorités peuvent être différentes selon le domaine d'application de l'entreprise, la taille de celle-ci, l’environnement technologique, les ressources disponibles, et d’autres facteurs.

Par exemple, si votre entreprise est dans une période de croissance, vous aurez besoin de mettre à niveau plusieurs applications pour soutenir votre croissance, alors que si vos revenus diminuent, vous aurez peut-être tendance à privilégier les applications les plus cruciales pour votre entreprise.

Conclusion



Vous avez maintenant une meilleure compréhension des différents types d’application et des avantages et inconvénients des différents types d’architectures. Vous connaissez également les différents points à prendre en compte lors de l’élaboration d’une stratégie de migration.

La prochaine étape consiste à déterminer quel type de méthode vous allez utiliser pour déployer votre application.












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